Enhver projektleder har prøvet, at et projekt er kørt af sporet. Ofte med ganske bekostelige konsekvenser. Vi kender eksemplerne fra det offentlige, men også i det private fejler projekter gang på gang. De bliver nedlagt uden løsning eller trækker i langdrag og bliver en stor post på budgettet.
Men hvorfor skrider et projekt?
Som regel hænger det sammen med, at størstedelen af projektets grundlæggende beslutninger skal træffes, inden kontrakten underskrives. Altså før man kan danne erfaringer og teste. Før man ved, om samarbejdet fungerer. Ja, endda før man ved, om løsningen overhovedet vil fungere i praksis.
I denne artikel fortæller vi om, hvordan et forprojekt minimerer dine risici ved at sikre gode beslutninger til den endelige løsning, at projektet holder sig på sporet, og at dit samarbejde med leverandøren bliver udbytterigt.
Forprojekter skærper definitionerne og sikrer gode løsninger
Når et projekt er gået galt, relaterer det sig ofte tilbage til, hvordan projektet er defineret. Er der defineret et klart slutmål? Er der forventningsafstemt i forhold til kvalitet, tid og pris? Og er løsningen på det givne problem faktisk den rigtige?
Med et forprojekt får du lov til at teste din løsningsmodel og får konkret viden om projektets forventede omfang, uden at det koster dig en herregård.
Fordi forprojektet er i lille skala, er det nemt at foretage ændringer, teste og blive klogere, inden du sætter alle sejl til og går i gang med det store projekt. Du imødegår tekniske og kompetencemæssige problemer og afslører uforudsete forhindringer, inden de udvikler sig til omkostningstunge drivankre.
Med resultaterne fra forprojektet i hånden er det meget lettere at definere det fulde projekt. Både i forhold til faktiske løsningsspecifikationer, teknologiafstemning og i forhold til det forventede ressourceforbrug. Forprojektet gør derfor ikke blot projektet mere omkostningseffektivt, men giver også et langt bedre slutprodukt.
En rettesnor der holder projektet på sporet
Når I har valgt en løsningsmodel og sætter det store projekt i gang, kan der indimellem være en tendens til at tingene skrider. Man bliver ramt af hverdagen og falder måske tilbage til at ”sådan gjorde vi sidst” eller ”det er nemmere at producere på denne måde”.
Også her er det en stor fordel at have gennemført et forprojekt.
Resultaterne fra jeres indledende øvelser vil nemlig ligge til grund for de beslutninger, der er foretaget, når projektet skal gennemføres. Når det faktiske projekt går i gang, og tingene pludselig drejer lidt af sporet, kan du nemlig gå tilbage og finde baggrunden for jeres beslutninger.
Med forprojektets konklusioner in mente kan du altså spørge: ”Det blev besluttet, at vi skulle gøre sådan her, fordi sådan og sådan – er der en god grund til at ændre det?”.
Forprojektet bliver således en art fælles rettesnor, som alle stakeholders kan vende tilbage til, når det faktiske projekt løber af stablen. Det bliver en guide, som hjælper med at fastholde fokus på den gode løsning, og et koncept I kan referere tilbage til, når I skal tage de løbende beslutninger om kvalitet, funktionalitet og arbejdsproces.
Test samarbejdet
I virkeligheden handler det gode projekt i bund og grund om det gode samarbejde. Hvis ikke der er styr på projektet, giver det problemer og dårlig stemning. Og omvendt: Hvis ikke samarbejdet fungerer, opstår der problemer, og projektet fejler.
Mens forprojektet selvfølgelig også er en teknisk test, er det i lige så høj grad en test af samarbejdet; en mulighed for at føle hinanden på tænderne, uden at hverken den ene eller den anden part har bundet sig til en lang kontrakt.
Når du tester samarbejdet i et forprojekt, giver det ikke bare indsigter i, hvordan du og din leverandør bedst kommunikerer med hinanden. Det giver også viden om, hvordan I bedst kan sætte hinandens kompetencer i spil. Et projekt lykkes nemlig allerbedst, hvis du og din leverandør formår at supplere hinandens kompetencer og komme med forskellige faglige indspark.
Med forprojektet minimerer du mange af de risici, der til tider lægger gode idéer i graven. De indledende øvelser fungerer som en form for fælles afklaringsforløb, hvor både kunde og leverandør finder de bedste løsninger og får realistiske billeder af projektets omfang og muligheder. Og fremfor alt, så lærer et godt forprojekt jer, hvordan I kan sætte hinandens kompetencer i spil, for at opnå det allerbedste resultat og en effektiv projektgennemførelse.